Fastelavn i foreningen

Et arrangement står og falder med frivillige. Spørg tidligt, og giv dem klare opgaver. En tommelfingerregel er én voksen pr. fem børn, men det afhænger af alderen. Små børn kræver flere voksne.

• Tovholder. Har overblik og er det sted, folk spørger. Bør ikke have andre opgaver.
• Tøndeansvarlig. Hænger tønderne op, tæller slag og sikrer afstand.
• Køkken. Varmer kakao, lægger boller på fade og ordner kaffe.
• Modtagelse. Tager imod børn, skriver navne på og noterer allergi.
• Legeledere. Hver leder en station.
• Oprydning. En lille gruppe, der bliver til sidst.

Lav en skriftlig liste over, hvem der gør hvad, og send den ud nogle dage før. Afsæt tid til en kort briefing en halv time før, hvor alle hører planen. Så ved de voksne, hvad de skal gøre, og hvem de kan spørge. Holder I fest sammen med naboerne, kan I læse om fastelavn i nabolaget. Er festen for ældre, så se fastelavn på plejehjem.

Når der er mange børn i samme rum, er det sikkerheden, der kræver mest opmærksomhed. Gå rundt i lokalet inden festen, og tænk over, hvor børnene kommer til at bevæge sig.

• Fri plads omkring tønderne. Mindst to meter hele vejen rundt. Marker med tape eller kegler.
• Ingen på gulvet under tønden. Slik og pap ligger på gulvet, og børn vil hurtigt samle op.
• Nødudgange og flugtveje. Hold dem frie for borde og tasker.
• Navnelister. Skriv, hvem der er kommet og gået. Så ved I, hvem der er til stede, hvis noget sker.
• Førstehjælp. Hav plaster og et telefonnummer til forældrene ved hånden.

Er arrangementet udendørs, så se guiden til fastelavn udendørs om vejr, ophæng og tøj. Husk en plan B, hvis det regner.

Selv det bedste arrangement er spildt, hvis ingen ved det. Gå tidligt i gang med at fortælle om det, og brug de kanaler, som medlemmerne allerede bruger. Husk også invitationen til fastelavn, der skal være klar i god tid.

• Opslag og plakat. Hæng en plakat op i klubhuset, på opslagstavlen og i butikker, der vil have den. Skriv tid, sted, pris og hvem man kontakter.
• Sociale medier og grupper. Lav et opslag i foreningens gruppe og i lokalområdets grupper. Brug et billede fra sidste år, hvis I har et.
• Mund til mund. Bed de frivillige om at tage naboer, kolleger og venner med. Det virker ofte bedst.
• Invitation. Send en invitation ud til medlemmerne. Se guiden til fastelavnsinvitation for tekst og tjekliste.

Fortæl tydeligt, om arrangementet er for medlemmer eller for alle. Skriv også, om der skal tilmeldes på forhånd, og hvornår fristen er. Så ved du omtrent, hvor mange der kommer, og kan købe ind efter det. Send en påmindelse en uge før, og en kort besked dagen før med vejr, tid og sted.

Giv dem, der kommer, en god grund til at komme igen. En lille tak ved udgangen, en pose eller et billede, de kan tage med hjem, gør en forskel. Spørg også, hvad de syntes om dagen. Svarene kan bruges, når I planlægger næste år, og de viser, at foreningen lytter. Mange foreninger oplever, at det gode ry spreder sig hurtigt, og at det er lettere at få frivillige, når arrangementerne er velorganiserede og sjove. Det gælder både fastelavn og andre arrangementer i årets løb.

Har foreningen et opslagstavle-system, så brug det. Har den en hjemmeside, så skriv en kort side med program, kort og kontaktperson. Så kan forældre finde alt samme sted, også i sidste øjeblik, når de har glemt, hvad klokken er.